考虑到现在存储已经变得如此廉价，难怪企业开始对阵列进行扩展以应该数据量剧增的问题。但是最近市场分析机构Gartner发布报告称，依赖于扩展硬件和软件来保存更多信息的做法实际上是一个代价很高的错误。
遵从法规和有关法律的问题迫使IT部门必须保存所有数据信息，以应对可能发生的法律起诉案件。但问题是数据的增长很快就会超过存储成本的节约，Gartner分析师Whit Andrews这样表示。他说：“现在应该是企业公司完善升级存储策略的时候了，应该了解如何让信息访问技术成为确保他们保存了所需信息的一个良好工具。”
存储的代价
据Gartner称，今年第一季度管理存储的最高报价是每月每GB 12.5美元，归档存储最低价格为每月每GB 0.29美元。Gartner最近的一份用户报告发现，受访者中没有人表示今年存储预算有所减少，67%的人预计他们的存储硬件预算将有所增加。受访者中有64%的人还预计他们的存储软件预算也将有所增加。
概览一下备份存储领域我们就会清楚地看到存储成本是如何下降的。Gartner称，从2006年到2008年存储成本已经下滑了将近30%.但是如果将附加管理成本、能源和冷却成本的增长等因素都计算在内的话，廉价存储实际上并不廉价。Gartner报告称，那些选择保留所有信息的企业将面对未来要付出高昂成本的风险。而且，信息保留的时间越长，就越难体会到其价值。
信息访问工具
因为存储成本会因为硬件和软件的不同而有很大差异，因此企业公司应该明确的区分哪些数据应该保存在主存储中、哪些数据应该保存在成本较低的二级存储中。
Gartner举了一个具体例子，粗略估算备份存储每GB成本为5美元，每个员工每年大约会产生10GB的数据。一家规模在5000人左右的公司五年的成本为125万美元，如果将数据量减少到80%的话，五年下来就可以节约100万美元，另外企业机构所担负的责任也没有那么重了。
信息访问技术包括许多工具，例如搜索、内容分析和社会化搜索等。这些工具的集成和配置往往需要这方面的专家，例如一位可以配置和操作这些工具的信息架构师。应用于高级应用的工具产品的价格从1万美元到上百万美元不等，而专业技术人员的成本也不低。
企业仍然可以通过存储设备来节约成本，或者从改善的业务流程获益。
Gartner表示，首先是采用一种内容评估流程。Andrews解释说：“这决定了哪些重要信息是需要保留的以及一家企业如何决定哪些信息是需要保留的。这就是指，要创建一个标准，决定哪些数据是应该保留的、保留在哪以及为什么要保留。当那些不需要保存的数据被保存的时候，廉价存储就不再是廉价的了。”
最佳策略就是制定一项对遗留数据进行内容评估的策略，确保我们是值得在保留这些信息上投入资金的。
据Gartner称，虽然已经有一些企业开始采用这种信息访问技术，但是目前大多数企业还没有采用。企业用户迟早会意识到他们在存储上的浪费、以及保留数据的成本实际上是没有任何价值的。
Andrews表示：“你保存在磁带上的信息就目前来看是有价值的，因为如果没有价值的话，你就不再需要这些信息了。”
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